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Tareas a realizar
La persona seleccionada, bajo la supervisión de la Gerente de Operaciones de la oficina del UNFPA de Uruguay, será responsable de las siguientes tareas:
Asistir en la gestión de las Misiones Oficiales: solicitar cotizaciones para pasajes, confirmar reservas de pasajes, gestionar seguros de viajes y visas (cuando corresponde), coordinar reservas de hotel (cuando corresponde), elaborar documentos de viaje, elaborar cartas de exoneración de impuestos para entregar a las agencias de viajes, calcular los viáticos, recopilar y darle seguimiento a toda la documentación requerida (F10, Trip Report, Boarding Pass), llevar un registro sistematizado de todas las misiones y sus fuentes de financiamiento. Apoyo a misiones de personas del exterior (LACRO y consultores por fuera del UNFPA) que viajan desde y al Uruguay.
Apoyar al área de Programa y Operaciones en la ejecución de fondos, gestionar los pagos, elaborar memos de pago, realizar seguimiento a los pendientes particularmente en lo que corresponde a misiones y contratos.
Apoyar el proceso de contratación de consultores, asegurando su registro en el roster del UNFPA, toda la documentación necesaria en tiempo y forma, los cursos mandatorios realizados antes de la firma de su contrato y todo otro requisito para el cumplimiento de la política de contratación. Llevar registro sistematizado de todas las contrataciones y apoyar al área de Programa en el seguimiento y entrega de productos.
Reservar, registrar y realizar el seguimiento de las instalaciones del UNFPA para la coordinación de eventos, asegurando que todos los servicios y materiales sean provistos de manera anticipada. Apoyar a contrapartes en todos los aspectos logísticos y de reserva de las instalaciones del UNFPA. Apoyar en la organización de eventos internos que defina el Jefe de Oficina, tanto nacionales como regionales e internacionales.
Apoyar cotizaciones, interactuar con proveedores y asistir en el apoyo continuo, brindado a las contrapartes.
Colaborar en la confección de los documentos/informes/evaluaciones en español e inglés que sean solicitados a la oficina de UNFPA en Uruguay.
Utilizar el ERP apoyando el proceso de pagos: ingresar vendors, PO´s, registrar IP que trabajan con UNFPA.
Interactuar con consultores y proveedores, recibir informes, productos, facturas, realizar evaluaciones y asistir en todo el proceso de pago.
Traducir material del inglés al español y viceversa cuando sea necesario.
Otras tareas que puedan surgir asignadas por el Jefe de Oficina.
Perfil
La persona a contratar deberá ser ciudadano/a uruguayo/a (natural o legal), o extranjero/a residente con domicilio constituido y ánimo de permanecer en el territorio de la República Oriental del Uruguay durante todo el tiempo que las tareas implicadas en el contrato lo requieran. No ser funcionario del Estado, Gobiernos Departamentales, Entes y Servicios Descentralizados, cualquiera sea la naturaleza del vínculo (remunerado o no), o contratado bajo cualquier modalidad por dichas personas públicas estatales (con excepción de docencia).
Requisitos excluyentes:
Estudiante avanzado o graduado/a en Administración de empresas, Ciencias Sociales o afines.
Manejo de herramientas tales como Excel y otros sistemas informáticos.
Se valorará:
La experiencia en el cumplimiento de tareas relacionadas en organizaciones de las Naciones Unidas será valorada especialmente.
Experiencia en uso de ERP´s. Se valorará especialmente conocimiento de sistemas Atlas y Quantum.
Conocimiento del funcionamiento de la cooperación internacional, y en especial en agencias del Sistema de Naciones Unidas.
Dominio fluido del español e inglés, oral y escrito. Conocimientos de otros idiomas oficiales de las Naciones Unidas serán considerados favorablemente.
Capacidad de análisis y resolución de problemas, así como adecuada interpretación de las normas y directivas administrativas, capacidad de analizar y evaluar las cuestiones financieras y presupuestarias; capacidad de comunicarse de manera efectiva (oralmente y por escrito), poder establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con personas de diferentes nacionalidades y culturas; tener iniciativa, discreción y madurez de juicio.
Contrato y forma de pago
La modalidad de contratación será de servicio con una dedicación de 40 horas semanales. El lugar de trabajo será la Oficina de UNFPA en el Uruguay. La remuneración mensual será por todo concepto, correspondiente a la escala de Service Contracts nivel SB1-4.
El/la consultor/a deberá facturar como profesional universitario o como empresa unipersonal. Durante el plazo del contrato, la persona contratada no podrá ser funcionario/a público/a o mantener vínculos contractuales con organismos del Estado a excepción de la Universidad de la República.
